Akaryakıt istasyonu sahiplerinin sorduğu sorular

TURPAK satışlarını banka ödemeleriyle nasıl eşleştiririm?

Shift Tracker, TURPAK veya Asis otomasyonundan gelen her kart satışını bankanın POS hareketiyle eşleştirir: aynı tutar, aynı terminal ve dar bir zaman aralığı. Bir satış yalnızca tek bir banka hareketiyle eşleşebildiği için aynı ödeme iki kez sayılamaz; güvenli eşleşmeler onaylanır, belirsiz olanlar incelemeye bırakılır.

Adım adım

1. Satışlar pompa otomasyonundan (TURPAK, Asis) vardiyaya otomatik aktarılır.
2. Bankaların gün sonu dosyaları gelince kart satışları banka onaylı ödemelerle yan yana karşılaştırılır.
3. Nakit girilmiş ama kartla ödenmiş satışların ödeme tipi düzeltilir (nakit ↔ kart).
4. Eşleşmeyen veya belirsiz satırlar incelenir; tahsisler oluşturulup kalan tutar çözüme bağlanır.
5. Her düzeltme gerekçe, inceleyen ve zaman damgasıyla kaydedilir.

Örnek: Otomasyonda 450 TL'lik bir kart satışı olduğunu düşünün. Bankanın dosyasında aynı terminalden, aynı tutarda ve satışa yakın saatte tek bir 450 TL'lik POS hareketi varsa ikisi eşleşir ve satış banka onaylı olur; böyle bir hareket yoksa satış inceleme için öne çıkar.

Koşullar ve sınırlar: Eşleştirme anlık değildir: bankanın gün sonu mutabakat dosyası gerekir ve bu dosyalar çoğunlukla ertesi sabah gelir. Bir günün mutabakatı, o güne ait tüm aktif bankaların dosyaları gelene kadar bekletilir; eksik resimle eşleştirme yapılmaz.

Devamını okuyun: TURPAK satışını banka ödemeleriyle eşleştirme rehberi · Shift Tracker mutabakatı nasıl çalışır?

Kredi kartı satışı bankaya ne zaman geçer? Valör ve blokaj nedir?

Kart satışı anında yapılsa da para hesaba anında geçmez: banka tutarı valör (değer) gününde aktarır, bu yüzden bir vardiyanın kart satışları çoğu zaman ancak ertesi gün banka tarafında görünür. Valör işlemin hesaba gerçekten geçtiği gündür, blokaj ise tutarın hesaba aktarılmadan önce bekletildiği süredir; komisyon, taksit, iade ve iptal de POS toplamını banka tutarından ayırır. Shift Tracker bu yüzden kart satışlarını, bankanın gün sonu mutabakat dosyası geldikten sonra planlı olarak eşleştirir.

Örnek: Bir vardiyada POS'ta 800 TL kart satışı göründüğünü düşünün. Bu tutar bankada genellikle ertesi gün görünür ve banka komisyonu kestiği için hesaba geçen net tutar 800 TL'den azdır; iki rakamın aynı gün birebir tutmaması normaldir.

Devamını okuyun: Kredi kartı satışı bankaya ne zaman geçer? Valör ve blokaj rehberi · Otomatik kredi kartı ödeme doğrulama

Nakit yatırmaların gerçekten bankaya ulaştığını nasıl doğrularım?

Shift Tracker'da nakit yatırıldı olarak işaretlendiğinde uygulama, bankada yazılacak benzersiz bir referans üretir; sistem banka hesabınızı güvenli bir API ile izler ve bu referansı ve tam tutarı taşıyan para girişini gördüğünde yatırmayı otomatik doğrular. Eksik, mükerrer veya gün sonuna kadar gelmeyen yatırmalar aynı gün incelenmek üzere işaretlenir.

Adım adım

1. Nakit uygulamada yatırıldı olarak işaretlenir; uygulama beklenen tutar ve banka günüyle birlikte benzersiz bir referans kodu üretir.
2. Kod, yatırmayı yapan kişiye yazdırılabilir yatırma slibinde, SMS ve e-postayla ulaşır.
3. Yatırma yapılırken bu referans bankada dekonta yazılır.
4. Shift Tracker banka hesabını yaklaşık 30 dakikada bir kontrol eder ve referansı ve tam tutarı taşıyan para girişini arar.
5. Güvenli bir eşleşmede yatırma kendiliğinden doğrulanır; tutar uyuşmazlığı, mükerrer kayıt veya gelmeyen yatırma uyarı oluşturur.

Örnek: C4S1D06062601 gibi bir referansla 900 TL'nin yatırıldı olarak işaretlendiğini düşünün. Bankada bu referansla 900 TL'lik bir para girişi görünürse yatırma doğrulanır; giriş 700 TL ise tutar uyuşmazlığı olarak işaretlenir.

Koşullar ve sınırlar: Doğrulama anlık değil, aynı gündür: önce bankanın işlemi işlemesi gerekir, bu genellikle dakikalar ila birkaç saat sürer ve hafta sonu veya tatil yatırmaları bir sonraki iş günü doğrulanır. Referans bankada yazılmaz veya yanlış yazılırsa yatırma otomatik eşleşmez; inceleme için raporlanır ve elle doğrulanır. İlk banka entegrasyonu VakıfBank'tır ve yöneticiler bir yatırmayı her zaman elle doğrulayabilir veya doğrulamayı kaldırabilir.

Devamını okuyun: Otomatik nakit yatırma doğrulama

Personel (pompacı) kasa açığı nasıl hesaplanır ve takip edilir?

Shift Tracker her vardiyayı banka onaylı ödemeler ve ERP (otomasyon) toplamlarıyla mutabık kılar; mutabakattan sonra kalan fark gerekçe, inceleyen ve zaman damgasıyla birlikte ilgili vardiyaya ve personele atanır. Bu kayıtlar, farkın bir veri giriş hatası mı, bir ödeme tipi yanlışlığı mı yoksa gerçek bir açık mı olduğunu netleştirir.

Adım adım

1. Vardiyanın satışları otomasyondan gelir; kart satışları banka onaylı ödemelerle eşleştirilir.
2. Nakit tarafı, bankaya yatan tutar üzerinden doğrulanır.
3. Yanlış girilmiş ödeme tipleri düzeltilir.
4. Kalan fark açık bir gerekçeyle ilgili vardiyaya ve personele atanır; satır açık durumunda görünür.
5. Vardiya kilitlenir; açık kaybolmak yerine denetlenebilir bir kayıt olarak kalır.

Örnek: Bir vardiyada kart satışları bankayla eşleştikten ve ödeme tipleri düzeltildikten sonra 300 TL'lik çözülmemiş bir fark kaldığını düşünün. Bu 300 TL, gerekçesiyle birlikte o vardiyaya ve ilgili personele açık olarak atanır ve kimin neyi onayladığı kayıtta kalır.

Devamını okuyun: Vardiya mutabakatı ve personel açığı yönetimi · Benzin istasyonu yazılımı

Z raporu neden vardiya raporuyla tutmuyor?

Z raporu genellikle gün sonunda (ör. 23:59) alınır ve günün tüm işlemlerini tek pakette toplar; vardiya raporu ise tek bir personelin çalıştığı süreyi kapsar, bu yüzden ikisi aynı zaman aralığına bakmaz ve tutarlar kaymış görünür. Nakit girilmiş kart satışları, devir sırasında alınan nakit ve sonradan yapılan iadeler de farkı büyütür. Shift Tracker farkı kağıt rapora göre değil, otomasyon satışlarını banka kayıtlarıyla her vardiya bazında eşleştirerek çözer.

Örnek: Gündüz vardiyasının 08:00-16:00 arasında olduğunu, Z raporunun ise 23:59'da kesildiğini düşünün. Z raporundaki kart toplamı 16:00'dan sonraki satışları da içerdiği için gündüz vardiyasının kart toplamıyla tutmaz; bu bir arıza değil, farklı zaman aralıklarının sonucudur.

Devamını okuyun: Z raporu ile vardiya raporu neden tutmaz? · Kredi kartı gün sonu raporu banka ile eşleşiyor mu?

Kartla ödenen bir satışın nakit girildiğini nasıl anlarım?

Satışlar banka kayıtlarıyla karşılaştırılmadığında kartla ödenip nakit girilen bir satış fark edilmez, çünkü otomasyon toplamı kendi içinde tutarlı görünür. Shift Tracker otomasyon satışlarını banka onaylı ödemelerle eşleştirir ve eşleşmeyen her tutarı öne çıkarır; böylece raporlanan ödeme tipi ile gerçekte bankaya geçen tutar arasındaki uyumsuzluk ortaya çıkar. Satış karta düzeltildiğinde orijinal ödeme tipi, yeni ödeme tipi, gerekçe, kullanıcı ve zaman kayıt altında kalır.

Örnek: Müşterinin 600 TL'yi kartla ödediğini ama satışın otomasyona nakit girildiğini düşünün. Kayıtlara göre bu 600 TL kasada nakit beklenir, bankada ise otomasyonda karşılığı olan bir kart satışı bulunmayan 600 TL'lik bir POS hareketi vardır; bu eşleşmeyen tutar mutabakatta öne çıkar. Satış karta düzeltilince mutabakatta görünür hale gelir ve banka hareketine bağlanabilir.

Koşullar ve sınırlar: Ödeme tipi düzeltmesi tek başına banka eşleştirmesi oluşturmaz: düzeltilen satış mutabakat çalışma alanında görünür hale gelir ve banka hareketine orada bağlanır.

Devamını okuyun: Kart satışını nakit gösterme suistimali · Akaryakıt istasyonunda suistimal önleme

Vardiya bir dakikanın altında nasıl kapatılır?

Shift Tracker'da eşleştirme ve doğrulama siz vardiyayı açmadan önce otomatik yapılır: kart satışları bankaların gün sonu dosyalarıyla arka planda eşleştirilir, nakit yatırma banka ekstresiyle doğrulanır. Size yalnızca işaretli satırları gözden geçirmek, varsa farkları gerekçesiyle atamak ve vardiyayı kilitlemek kalır; kağıt ve Excel ile 1,5-2 saat süren vardiya alma böylece bir dakikanın altına iner.

Adım adım

1. Panelde vardiyayı açın: ERP toplamları, banka onaylı kart tutarları ve nakit hareketleri tek ekranda gelir, hiçbir rakamı elle girmezsiniz.
2. Rakamları gözden geçirin: eşleşen satırlar yeşildir, yalnızca eksik, fazla veya belirsiz olarak işaretlenen satırlara bakarsınız.
3. Nakit yatırmanın banka ekstresiyle doğrulandığını kontrol edin.
4. Çözülmemiş farkları gerekçesiyle ilgili vardiyaya ve personele atayın.
5. Vardiyayı kilitleyin: kilitli vardiya değiştirilemez ve kimin neyi onayladığıyla birlikte kalıcı kayıt olarak saklanır.

Koşullar ve sınırlar: Bir dakikanın altındaki süre, kart tarafının siz açmadan önce mutabık kılınmış olmasına dayanır: bankaların gün sonu dosyaları çoğunlukla ertesi sabah gelir ve bir günün mutabakatı o güne ait tüm aktif bankaların dosyaları gelene kadar bekletilir. Bu süre çoğu vardiya içindir; çoğu vardiya saniyeler içinde, en fazla birkaç dakikada kapanır ve manuel düzeltme yalnızca nadir istisnalarda gerekir.

Devamını okuyun: Bir vardiyayı bir dakikanın altında nasıl kapatırsınız · Vardiya alma programı

Shift Tracker hangi akaryakıt otomasyon sistemleriyle çalışır?

Shift Tracker, TURPAK ve Asis pompa otomasyon sistemleriyle çalışır: satış verisini otomasyondan otomatik alır ve banka onaylı ödemelerle mutabık kılar. Otomasyonun yerini almaz ve pompada hiçbir şey değişmez; otomasyon satışı pompada ölçer, Shift Tracker o satışın bankaya geçtiğini kanıtlar.

Koşullar ve sınırlar: Nakit yatırma doğrulama tarafında ilk banka entegrasyonu VakıfBank'tır; tasarım zamanla başka bankaların eklenmesini destekler.

Devamını okuyun: TURPAK otomasyonu ve banka mutabakatı · Akaryakıt istasyonu yazılımı

İstasyon otomasyon yazılımı ile Shift Tracker gibi bir mutabakat yazılımı arasındaki fark nedir?

TURPAK veya Asis gibi pompa ve tank otomasyonu satışı pompada ölçer, kaydeder ve raporlar (litre, stok, vardiya ve pompa-tank verisi); kart satışlarının bankaya geçip geçmediğini, nakit girişlerinin doğruluğunu ve ödeme tiplerinin gerçeğe uygunluğunu banka kayıtlarıyla karşılaştırmaz. Shift Tracker otomasyonun yerini almaz, onun verisini kullanarak eksik olan banka mutabakatını ekler: otomasyon satışı ölçer, Shift Tracker o satışın bankaya geçtiğini kanıtlar.

Örnek: Otomasyonda kartla ödenmiş görünen 250 TL'lik bir satış, otomasyon açısından tamamdır. Shift Tracker ise bu satışın karşılığında bankada gerçekten 250 TL'lik bir POS hareketi olup olmadığına bakar; yoksa satış inceleme için öne çıkar.

Koşullar ve sınırlar: Shift Tracker tam bir muhasebe programı (e-fatura, e-defter, genel muhasebe) da değildir; mevcut muhasebe programınızla birlikte çalışan, banka onaylı mutabakat katmanıdır.

Devamını okuyun: Akaryakıt istasyonu yazılımı rehberi · Akaryakıt istasyonu muhasebe programı ve mutabakat

Shift Tracker'ın fiyatı ne kadar?

Shift Tracker tek plan ve her şey dahil sunulur: sınırlı süreli indirimle aylık 15.000 ₺ veya yıllık 150.000 ₺, KDV dahil. Aylık planda taahhüt yoktur ve ilk 30 gün koşulsuz para iade garantisi vardır. Fiyata TURPAK entegrasyonu, kart satışlarının banka ödemeleriyle eşleştirilmesi, nakit yatırma doğrulama, personel açık takibi, canlı satış ekranı, tank stok takibi ve doğrudan WhatsApp ve telefon desteği dahildir.

Koşullar ve sınırlar: İndirimli fiyat sınırlı bir süre için geçerlidir (liste fiyatı: aylık 20.000 ₺, yıllık 240.000 ₺).

Devamını okuyun: Fiyatlandırma ayrıntıları